Ekonomická agenda a spracovanie účtovných dokladov
(odberateľ – spotrebiteľ)
Účel spracúvania osobných údajov:
- Vystavenie a spracovanie faktúr za zakúpený tovar alebo služby.
- Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov (napr. objednávky, doklady o prijatí platby, dobropisy, zálohové faktúry, potvrdenia o doručení).
- Prijatie, spracovanie a evidencia platieb za objednaný tovar/služby.
- Elektronické doručovanie faktúr na e-mail zákazníka.
- Evidencia objednávok a ich vybavenie.
- Daňová a účtovná evidencia v súlade s príslušnými zákonmi.
Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:
Zákazník (spotrebiteľ) – fyzická osoba, ktorá:
- uskutočnila objednávku,
- je príjemcom tovaru alebo služby,
- realizuje alebo uskutočnila platbu.
Kategória osobných údajov:
Bežné osobné údaje.
Zoznam alebo rozsah osobných údajov:
Prevádzkovateľ spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na splnenie jednotlivých účelov, a to najmä:
Základné identifikačné a kontaktné údaje:
- meno, priezvisko, titul,
- fakturačná adresa (bydlisko),
- dodacia adresa (ak sa líši od fakturačnej),
- e-mailová adresa,
- telefónne číslo.
Údaje o platbe (iba ak sú potrebné):
- číslo bankového účtu,
- suma, dátum, čas platby, variabilný symbol,
- spôsob platby (bankový prevod, platba pri prevzatí dobierky(hotovosť/platobnou kartou), darčeková poukážka).
Údaje v účtovných dokladoch:
- číslo faktúry, popis a množstvo tovaru/služieb, splatnosť, obsah objednávky.
Právny základ spracúvania osobných údajov:
Zákonnosť spracúvania osobných údajov:
Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby (objednávka, platba, doručenie, fakturácia).
Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná (zákonná povinnosť Prevádzkovateľa).
Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
- Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
- Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
- Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
- Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.
Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:
Sprostredkovatelia podľa čl. 28 GDPR
- AMETICA s. r. o., Sídlo: Horná 328/36, 972 11 Lazany, IČO: 51 794 691, Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, oddiel: Sro, vložka č. 36678/R. Úloha: technický servis webu, správa e-shopu a VPS (server management).
- RJ Pro s.r.o., Sídlo: Koperníkova 3804/27, 821 04 Bratislava – Ružinov IČO: 47 549 114, Registrácia: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 166470/B,, Konateľ: Ing. Jozef Fábry. Úloha: poskytovateľ účtovných služieb.
- SuperFaktúra, s.r.o., Sídlo: Fraňa Kráľa 986/35, 811 05 Bratislava, IČO: 46 655 034, Registrácia: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 81403/B. Úloha: fakturačný systém prepojený s e-shopom a bankou, vystavovanie a zasielanie faktúr.
- Váš Hosting s.r.o., Sídlo: Zbožská 1385/40, 288 02 Nymburk, Česká republika, IČO: 24742252. Úloha: poskytovateľ e-mailovej platformy – odosielanie e-mailov zákazníkom (potvrdenia objednávok, faktúry, komunikácia).
Príjemcovia podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (zákonná povinnosť)
- Fio banka, a. s., pobočka zahraničnej banky: Sídlo: Dunajská 1, 811 08 Bratislava – mestská časť Staré Mesto, IČO: 36 869 376, Registrácia: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Po, vložka č. 1875/B. Úloha: spracovanie platieb bankovým prevodom (na základe vystavených faktúr).
Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť sprístupnené aj orgánom verejnej moci a iným oprávneným subjektom, ktoré sú oprávnené ich spracúvať na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä Finančnej správe Slovenskej republiky (napr. Daňový úrad), Colnému úradu, Slovenskej obchodnej inšpekcii (SOI), orgánom činným v trestnom konaní, súdom, Najvyššiemu kontrolnému úradu Slovenskej republiky, správcom miestnych daní a poplatkov (obce a mestá), ako aj audítorovi alebo daňovému poradcovi, ak spracúvajú osobné údaje v rozsahu stanovenom príslušnými právnymi predpismi.
Prenos do tretích krajín:
Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.
Prenos do medzinárodných organizácií:
Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.
Zverejňovanie osobných údajov:
Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.
Oprávnený záujem prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR):
Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.
Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:
Osobné údaje budú uchovávané po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi, najmenej po dobu 10 rokov nasledujúcich po účtovnom období, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
Po uplynutí tejto doby budú účtovné a daňové dokumenty a súvisiace osobné údaje zlikvidované alebo anonymizované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ako aj podľa interného registratúrneho poriadku prevádzkovateľa.
Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:
Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutnou podmienkou na uzatvorenie a plnenie zmluvného vzťahu so spotrebiteľom, ako aj na splnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. Neposkytnutie požadovaných údajov znemožní uzatvorenie zmluvy, vybavenie objednávky a riadne plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa.
Zdroj osobných údajov:
Osobné údaje sú získavané najmä priamo od zákazníka (spotrebiteľa) pri objednávke, platbe alebo komunikácii. Niektoré údaje môžu byť poskytnuté aj platobnou bránou, bankou alebo dopravcom. V účtovnej evidencii môžu byť údaje získané z bankových výpisov a daňových dokladov v súlade s platnou legislatívou.
Informácie o existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:
Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.
