Účtovná agenda

Ekonomická agenda a spracovanie účtovných dokladov

(odberateľ – podnikateľský subjekt)

Účel spracúvania osobných údajov:

1. Spracúvanie osobných údajov zákazníka pre účely:
2. Vystavenie a spracovanie faktúr za zakúpený tovar alebo služby.
3. Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov (napr. objednávky, doklady o prijatí platby, dobropisy, zálohové faktúry, potvrdenia o doručení).
4. Prijatie, spracovanie a evidencia platieb za objednaný tovar/služby.
5. Elektronické doručovanie faktúr na e-mail zákazníka.
6. Evidencia objednávok a ich vybavenie.
7. Daňová a účtovná evidencia v súlade s príslušnými zákonmi.

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:

• Zákazník – podnikateľský subjekt, ktorý uskutočnil objednávku a je povinný uhradiť dodaný tovar/službu, ktorý realizuje platbu za objednaný tovar/službu.
• Štatutárny orgán, zástupca alebo iná osoba oprávnená konať v mene podnikateľského subjektu.

Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:

V prípade podnikateľských subjektov (fyzických osôb – podnikateľov a právnických osôb, resp. iných podnikateľských subjektoch) sa vždy uvádza aj obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH (ak sú pridelené), sídlo (právnické osoby) alebo miesto podnikania (fyzické osoby – podnikatelia), adresa prevádzky, meno a priezvisko štatutárneho orgánu alebo inej oprávnenej osoby, číslo bankového účtu (ak je platba realizovaná bankovým prevodom) a kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo).

Tieto údaje sú spracúvané v rámci nasledovných činností:

1. Vystavenie a spracovanie faktúr za tovar/služby – spracúvajú sa obchodné meno, meno a priezvisko konateľa alebo zodpovednej osoby, IČO, DIČ, IČ DPH (ak sú pridelené), fakturačná adresa (sídlo, miesto podnikania alebo prevádzka), číslo bankového účtu (ak je platba realizovaná bankovým prevodom), kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo) a číslo faktúry s informáciami o fakturovanom tovare/službe.
2. Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov – zahŕňa základné identifikačné údaje podnikateľského subjektu (obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH), číslo bankového účtu, kontaktné údaje a údaje o platbe (suma, dátum, čas, variabilný symbol transakcie).
3. Spracovanie a evidencia platieb za objednaný tovar/služby – doplnené o obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH (ak sú pridelené), spôsob platby.
4. Elektronické doručovanie faktúr – e-mailová adresa (na účely doručenia faktúry), číslo faktúry, suma, splatnosť, variabilný symbol, obchodné meno a fakturačné údaje podnikateľského subjektu.
5. Evidencia objednávok a ich vybavenie – spracúvajú sa obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, fakturačná a dodacia adresa, kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo), obsah objednávky (typ a množstvo objednaného tovaru/služieb) a informácie o spôsobe doručenia.
6. Daňová a účtovná evidencia – obsahuje všetky vyššie uvedené údaje, ktoré sú potrebné na splnenie zákonných povinností podnikateľského subjektu.

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby (objednávka, platba, doručenie, fakturácia).

Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR –  podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná (zákonná povinnosť Prevádzkovateľa).

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

• Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:

Sprostredkovatelia podľa čl. 28 GDPR

• AMETICA s. r. o., Sídlo: Horná 328/36, 972 11 Lazany, IČO: 51 794 691, Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, oddiel: Sro, vložka č. 36678/R. Úloha: technický servis webu, správa e-shopu a VPS (server management).
• RJ Pro s.r.o., Sídlo: Koperníkova 3804/27, 821 04 Bratislava – Ružinov IČO: 47 549 114, Registrácia: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 166470/B, Konateľ: Ing. Jozef Fábry. Úloha: poskytovateľ účtovných služieb.
• SuperFaktúra, s.r.o., Sídlo: Fraňa Kráľa 986/35, 811 05 Bratislava, IČO: 46 655 034, Registrácia: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 81403/B. Úloha: fakturačný systém prepojený s e-shopom a bankou, vystavovanie a zasielanie faktúr.
• Váš Hosting s.r.o., Sídlo: Zbožská 1385/40, 288 02 Nymburk, Česká republika, IČO: 24742252. Úloha: poskytovateľ e-mailovej platformy – odosielanie e-mailov zákazníkom (potvrdenia objednávok, faktúry, komunikácia).

Príjemcovia podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (zákonná povinnosť)

• Fio banka, a. s., pobočka zahraničnej banky: Sídlo: Dunajská 1, 811 08 Bratislava – mestská časť Staré Mesto, IČO: 36 869 376, Registrácia: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Po, vložka č. 1875/B. Úloha: spracovanie platieb bankovým prevodom (na základe vystavených faktúr).

Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť sprístupnené aj orgánom verejnej moci a iným oprávneným subjektom, ktoré sú oprávnené ich spracúvať na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä Finančnej správe Slovenskej republiky (napr. Daňový úrad), Colnému úradu, Slovenskej obchodnej inšpekcii (SOI), orgánom činným v trestnom konaní, súdom, Najvyššiemu kontrolnému úradu Slovenskej republiky, správcom miestnych daní a poplatkov (obce a mestá), ako aj audítorovi alebo daňovému poradcovi, ak spracúvajú osobné údaje v rozsahu stanovenom príslušnými právnymi predpismi.

Prenos do tretích krajín:

Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

Prenos do medzinárodných organizácií:

Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

Zverejňovanie osobných údajov:

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

Oprávnený záujem prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR):

Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.

Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:

Osobné údaje budú uchovávané po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi, najmenej po dobu 10 rokov nasledujúcich po účtovnom období, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.

Po uplynutí tejto doby budú účtovné dokumenty a súvisiace osobné údaje zlikvidované alebo anonymizované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ako aj podľa interného registratúrneho poriadku prevádzkovateľa.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutnou podmienkou na uzatvorenie a plnenie zmluvného vzťahu, ako aj na splnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. Neposkytnutie požadovaných údajov znemožní uzatvorenie zmluvy, vybavenie objednávky a riadne plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa.

Zdroj osobných údajov:

• Priamo od dotknutých osôb pri objednávke, fakturácii, platbe a obchodnej komunikácii.
• Z verejných registrov (Obchodný register, Živnostenský register, Finančná správa).
• Z účtovných dokladov a bankových výpisov pri spracovaní platieb.
• Od poskytovateľov platobných služieb pri realizácii transakcií.
• Od kuriérskych spoločností pri doručovaní tovaru.

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.