Ekonomická agenda a spracovanie účtovných dokladov
(dodávateľ – zmluvný obchodný partner)
Účel spracúvania osobných údajov:
- Evidencia obchodných zmlúv.
- Prijatie a spracovanie faktúr od dodávateľov.
- Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov, vrátane evidencie obchodných zmlúv a súvisiacich dokumentov.
- Daňová a účtovná evidencia.
Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:
Dodávatelia – podnikateľské subjekty, ktoré poskytujú tovar alebo službu, ako aj ich štatutárni zástupcovia, poverené osoby alebo zamestnanci konajúci v ich mene pri plnení zmluvných a účtovných povinností.
Kategória osobných údajov:
Bežné osobné údaje.
Zoznam osobných údajov:
- Evidencia obchodných zmlúv: názov organizácie (dodávateľa), titul, meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefonický kontakt, podpis.
- Fakturácia (prijatie a spracovanie faktúr): obchodné meno alebo názov zdaniteľnej osoby, adresa sídla, miesta podnikania alebo prevádzkarne, IČO, DIČ/IČ DPH, titul, meno, priezvisko, telefonický kontakt, e-mailová adresa, číslo bankového účtu, podpis.
- Daňové doklady a bankové výpisy: rovnaký rozsah ako pri fakturácii, vrátane údajov uvedených na daňových dokladoch, účtenkách, bankových výpisoch alebo iných dokladoch súvisiacich s účtovnou agendou.
- Daňová a účtovná evidencia: všetky vyššie uvedené údaje v rozsahu, v akom sú uvedené v účtovných a daňových dokladoch vedených podľa zákona o účtovníctve.
Právny základ spracúvania osobných údajov:
Zákonnosť spracúvania osobných údajov:
Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby.
Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) – podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná (zákonná povinnosť Prevádzkovateľa).
Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
- Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
- Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
- Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
- Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.
Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:
Sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR:
- RJ Pro s.r.o., Koperníkova 3804/27, 821 04 Bratislava – Ružinov IČO: 47 549 114, Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 166470/B,, – poskytovateľ účtovných služieb.
Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť sprístupnené aj orgánom verejnej moci, ktoré sú oprávnené ich spracúvať na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä: Finančná správa Slovenskej republiky (napr. Daňový úrad), Colný úrad, Slovenská obchodná inšpekcia (SOI), Orgány činné v trestnom konaní, Súdy.
Prenos do tretích krajín:
Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.
Prenos do medzinárodných organizácií:
Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.
Zverejňovanie osobných údajov:
Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.
Oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.
Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:
Údaje sa uchovávajú minimálne 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonmi o účtovníctve a daniach. Následne sa zlikvidujú podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:
Poskytovanie osobných údajov je zmluvnou a zároveň zákonnou požiadavkou. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. Taktiež nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.
Zdroj osobných údajov:
Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutej osoby alebo od osoby, ktorá koná v mene dodávateľa (napr. pri uzatváraní zmluvy, spracovaní účtovných dokladov alebo v rámci obchodnej komunikácie).
Informácie o existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:
Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.
